المحتوى
في هذه المقالة: اختيار طريقة لتسجيل البياناتالاستفادة من الدراسة ، تحليل النتائج وإجراء التغييرات 12 المراجع
تتضمن دراسة الوقت والحركة تحليل الأداء الوظيفي من خلال مراقبة وتوقيت المهام. يمكن أن تساعدك على تحديد مدى فعالية يومك ، مما يتيح لك توفير الطاقة والوقت لصالح الجميع! يمكنك القيام بهذا النوع من الدراسة على نفسك أو على شخص آخر. لكن أولاً ، عليك اختيار طريقة الاستخدام ، من الملاحظة في الوقت الفعلي إلى أساليب أخذ العينات (طريقة اللقطة) ، قبل الانتقال إلى الملاحظة وتوقيت المهمة. بمجرد اكتمال الدراسة ، يمكنك استخدام النتائج لإعداد طريقة أكثر فعالية للعمل.
مراحل
جزء 1 اختيار طريقة لتسجيل البيانات
-
استخدم طريقة أخذ العينات إذا نفدت الوقت. تتضمن هذه الطريقة مراقبة الموظف في أوقات معينة وليس بشكل مطرد. يمكن أن تكون الفواصل عشوائية أو منتظمة. لاحظت العامل لفترة من الوقت ، ثم استنبط على أساس العينات الوقت المخصص لكل مهمة. هذه الطريقة أكثر فعالية في الأنشطة التي تحتوي على عدد قليل من المكونات أو العمال الذين يقومون بمهام قليلة بشكل عام.- على سبيل المثال ، مع الموظف الذي تتمثل مهمته الرئيسية في إعداد الفواتير ، يمكن أن تكون عملية أخذ العينات العشوائية فعالة لأنها تتيح لك معرفة ما يفعله الشخص في كل مرة تقوم فيها بإجراء عمليات التقييم. بمجرد حصولك على جميع البيانات ، يمكنك تحديد النشاط أو المكون الذي يستغرق وقتًا أطول للشخص من خلال مقارنة وتيرة ومدة المهمة في كل عينة عشوائية.
- ميزة هذا النهج هي القدرة على مراقبة أكثر من شخص في فترة زمنية محددة من خلال التناوب الفردي.
- إذا قمت بتطبيق هذه الطريقة على نفسك ، فيمكنك جدولة التنبيه الذي سيتم تشغيله في فترات زمنية معينة لتتمكن من تسجيل العمل الذي تقوم به لفترة زمنية محددة.
-
شاهد النشاط في الوقت الفعلي لطرح الأسئلة. باستخدام هذه الطريقة ، تكون في نفس غرفة الموظف عند قيامه بالمهمة. تلاحظ العمل الذي ينفذه وينهاره أثناء توقيته. يجب أن يكون كل مكون مفهوما بالكامل دون أن يكون مفصلاً للغاية وصعب المتابعة.- ليست هناك حاجة لتوقيت نشاط كبير دون فحص المكونات. من خلال هذه يمكنك التعرف على أوجه القصور. في الواقع ، ليست هناك حاجة لإيقاف الموظف في وظيفته: سوف تقوم فقط بتفكيك المهمة لأغراض التسجيل. على سبيل المثال ، إذا كانت وظيفته هي استشارة الرسائل ، فستكون المكونات هي: اذهب إلى مكان وجود الرسائل ، أو ابحث عن الرسائل المعنية ، أو أحضرها إلى المكتب افتح المظاريف ، واقرأ المحتويات ، ورمي أو تعامل مع كل بريد.
- قد يكون من المفيد وجود مجموعة من الأشخاص المسؤولين عن مراقبة العامل. وبالتالي ، يمكن لشخص أن يتولى إيقاف الساعة وتسجيل وقت آخر وشخص ثالث لتدوين الملاحظات.
- يمكنك أيضًا تطبيق هذه الطريقة على عملك. في هذه الحالة ، سيتعين عليك تقييم كل مكون أثناء تشغيله.
-
قم بعمل فيديو للحصول على لمسة طبيعية أكثر. بدلاً من مراقبة الأنشطة المنجزة في الوقت الفعلي ، قم بعمل فيديو. وبالتالي ، يمكنك العودة لاحقًا لتحليل مدة كل عمل. لن تكون خسارة كبيرة لك ، حيث يمكنك دائمًا إرجاع التسجيل لمراجعة التسلسل. -
التقط الفيديو للحصول على نتائج أكثر دقة. إذا قمت بقياس أدائك الخاص ، فستكون هذه الطريقة أبسط من الطريقة الأخرى. قم بتثبيت كاميرا على حامل ثلاثي الأرجل مع الزاوية المثالية لتسجيل المهمة. دع الكاميرا تسجل مهمة تقوم بها ، على سبيل المثال عند كتابة تقرير.- تقييم النشاط على مدى فترة من الزمن. على سبيل المثال ، يمكنك إجراء التقييم لمدة أسبوع أو شهر.
جزء 2 أدرك الدراسة
-
قم بإنشاء جدول بيانات لحفظ البيانات. ستحتاج إلى أداة لتسجيل المهمة وجدول بيانات مثالي. بصرف النظر عن ذلك ، سوف تحتاج إلى تسجيل الوقت. وغالبا ما تتم المهام على دفعات. إذا كانت هذه هي حالتك ، فقم بتخطيط حقل لتسجيل مدة كل مكون من كل مهمة. لهذا الجزء ، ستحتاج فقط إلى مجموعة من الصناديق ذات الأرقام. ستحتاج أيضًا إلى إضافة عمود للتعليقات.- على سبيل المثال ، إذا كانت مهمة الموظف هي التحقق من رسائل البريد الإلكتروني وكان أحد المكونات قراءتها ، فقم بتدوين الوقت الذي تستغرقه قراءة كل جزء في الأجزاء المرقمة بجانب المكون.
-
قسّم عبء العمل إلى أنشطة صغيرة. من أجل القيام بدراسة الوقت والحركة ، عليك تحديد الوقت المخصص لكل وظيفة جزئيًا. بشكل عام ، الطريقة الوحيدة لتحسين أداء الفريق هي النظر إلى الإجراءات الصغيرة لكل مهمة. بمجرد الانتهاء من العمل ، أشر إلى كل مكون متبوعًا بوصف موجز.- السر هو العثور على التفاصيل الصحيحة. على سبيل المثال ، الوقت اللازم للضغط على زر هو معلومات زائدة عن الحاجة. ومع ذلك ، يجب ألا تفرط في الاستخدام المفرط ، لأن هذا قد يحرمك من البيانات اللازمة للكشف عن مستوى الأداء.
- لنفترض أنك تحقق من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. يجب تقسيم هذه المهمة على النحو التالي: الاتصال بجهاز الكمبيوتر وصندوق الوارد الخاص بك ، وحذف البريد العشوائي دون فتحه ، وقراءة رسائل البريد الإلكتروني ، وكتابة الإجابات على رسائل البريد الإلكتروني ، وفرز الملفات في مجلدات.
-
حفظ كل مهمة. ابدأ بساعة توقيت. حاول ضبط وقت كل جزء من المهمة ، مع ملاحظة المدة التي استغرقها إكمال كل مهمة. من الأسهل عمومًا إيقاف ساعة التوقيت وإعادة تشغيلها باستخدام الوقت المنقضي. في وقت لاحق ، يمكنك حساب عدد الثواني التي استغرقها كل نشاط.- للحصول على دقة أفضل ، اجمع البيانات على مدار عدة أيام.
-
المهام الوقت مع أشرطة الفيديو. عند استخدام مقطع فيديو ، يجب إيقافه وإعادة تشغيله لكل مكون تقوم بتوقيته. سيعطيك هذا الوقت لتدوين الملاحظات ولاحظ مدة كل مكون.
جزء 3 تحليل النتائج وإجراء التغييرات
-
احسب متوسط مدة كل خطوة. بمجرد جمع كل البيانات ، حاول حساب متوسط مدة كل خطوة. للحصول على المتوسط ، اجمع كل فترات المكون ، وقم بتقسيمه على عدد المرات في تلك المجموعة.- على سبيل المثال ، إذا كانت قراءة البريد مكونًا ، يمكن أن تكون المدد 4 دقائق و 1 دقيقة و 2 دقيقة و 3 دقائق و 5 دقائق. جمع هذه الأرقام: 4 + 1 + 2 + 3 + 5 = 15. قسّم النتيجة على عدد المدد التي تم جمعها. في حالة النوع ، يكون 5. قسّم 15 في 5 على 3 دقائق في المتوسط عن طريق البريد.
-
تحديد متوسط مدة النشاط. إن أبسط طريقة لتحديد متوسط مدة المهمة بأكملها هي جمع كل متوسطات المكونات. هذا سيساعدك في العثور على متوسط كل العمل. -
رتب المهام حسب مستوى الأهمية. قم بتصنيف الأنشطة حسب مستوى الأهمية لمعرفة الأنشطة ذات الأولوية. ليست هناك حاجة لتعيين أرقام: يمكنك فقط تصنيفها على أنها مهمة مهمة وليست مهمة. على سبيل المثال ، قد يكون من المهم الإجابة على رسائل البريد الإلكتروني ، ولكن ما لم تكن تعمل في خدمة العملاء ، فربما تكون مهمة أقل أهمية من كتابة تقرير. -
تقليل الأنشطة الأقل أهمية وتستغرق وقتًا طويلاً. بعد تقييم جميع المهام ، حدد أي منها يستغرق وقتًا كافيًا ، ولكن ليس له قيمة كبيرة. هذا العمل هو الذي سيساعدك على إيجاد طرق لتقليل نفقاتك. من المهم بنفس القدر أن ننظر إلى الأنشطة التي تستغرق وقتًا طويلاً ولكنها مهمة أيضًا في عملك. بالتأكيد لن يضر لجعلها أكثر كفاءة. -
مشاهدة البقع في وقت واحد. تميل المهام المتزامنة إلى إطالة مدة كل نشاط ، حيث لا يمكنك التركيز على وظائف متعددة في وقت واحد. عند القيام بمهام متعددة ، مثل عرض رسائل البريد الإلكتروني وكتابة تقرير في نفس الوقت ، حاول القيام بخلاف ذلك. حدد وقتًا للقيام بعمل واحد في كل مرة. أثناء كتابة تقرير ، اتركهم وحدهم.- إذا كنت تقرأ عقولك طوال اليوم ، فأنت تتخلى عقلياً عن جميع المهام الأخرى التي تقوم بها. في كثير من الأحيان ، من الأفضل القيام بوظيفة واحدة فقط في كل مرة. على سبيل المثال ، يمكنك قراءتها في الصباح ، عند الظهر وقبل مغادرة العمل مباشرة.
-
البحث عن أوجه القصور للحد منها. ستجد غالبًا عدم كفاءة في المهام التي تصفها وتصفها. من خلال القضاء على هذه العيوب ، ستتمكن من العمل بشكل أفضل وتحقيق أقصى استفادة من وقتك.- على سبيل المثال ، إذا كان عليك ملء المستندات كل يوم في غرفة أخرى خارج مكتبك ، فابحث عن الوقت المناسب للقيام بذلك مرة واحدة. سوف تجعلك ذهابًا وإيابًا دائمًا مضيعة للوقت يمكنك تكريسه للقيام بمهام أخرى.