المحتوى
في هذه المقالة: اختيار منصة التواصلإنشاء مواد تدريبية فعالةإشراف الموظفين 13 المراجع
يمكن أن يكون الموظفون الذين يعملون عن بُعد مصدر ربح رئيسي لمؤسستك. ومع ذلك ، يمكن أن يشكل تدريبهم تحديات خاصة. إذا كان الموظفون لديك يعيشون بعيدًا عن أماكن عملك ، فتأكد من إنشاء نظام اتصال ثابت وموثوق. أرسل إليهم مواد تدريب متطورة حتى يتعلموا متطلبات الوظيفة بأنفسهم. أخيرًا ، يمكن أن يساعدهم الإشراف المباشر والتغذية الراجعة المنتظمة في التكيف بطريقة فعالة وفعالة.
مراحل
جزء 1 اختيار منصة التواصل
-
اطلب منهم الذهاب إلى الشركة إن أمكن. حتى لو كان الموظف يعمل عن بعد ، يمكنك أن تأخذها إلى الشركة للتدريب. هذا هو عادةً خيار التدريب العملي والأكثر فعالية من حيث التكلفة للموظفين الذين يعملون عن بعد ، ولكن الذين يعيشون بالقرب من مكتب أو شركة تابعة للشركة. ومع ذلك ، إذا كانوا يعيشون بعيدا ، يمكن استبعاد هذا الاحتمال. -
تنظيم مؤتمرات الفيديو للتدريب الشخصي. توفر المكالمات والمؤتمرات عن بعد لمسة شخصية لعملية التدريب ويمكن استخدامها لتوضيح التفاصيل المهمة عن الوظيفة. سوف تساعدك المحادثات الفاصلة الأسبوعية على تتبع تقدم موظفيك.- تعتبر مؤتمرات الفيديو أكثر فاعلية بالنسبة للموظفين الذين يعملون عن بُعد والمشاركين في استراتيجية الشركة أو تسويقها: تتيح لك هذه القناة مناقشة الأفكار والإجراءات معهم بحرية.
- إذا كان الموظف وليس لديك نفس المناطق الزمنية ، فتأكد من اختيار الوقت الذي يناسبك.
- فيما يلي بعض التطبيقات الرائعة لعقد المؤتمرات عن طريق الفيديو: Skype أو Zoom أو Slack.
-
استخدم خدمة فورية بالنسبة للشركات التي تتطلب أنشطتها تعاونًا وتواصلًا متكررًا بين الموظف والموظف ، فإن الخدمة الفورية هي الخيار الأنسب لأنها توفر للعمال اتصالات في الوقت الفعلي.- إذا كان لدى الموظف أي أسئلة أثناء التدريب ، فيمكنه / إليها الرجوع إليك عبر الخط الفوري للحصول على استجابة سريعة. أيضًا ، يمكنك إرسال تعليقات فورية له حول عمله عبر نفس القناة.
- إليك بعض الخدمات غير المدفوعة التي يمكن لشركتك استخدامها: Skype و Google+ Hangouts و Spark.
- قد لا تكون الوظيفة الفورية هي الخيار الأفضل إذا لم يعمل الموظف في نفس ساعات عمل بقية الفريق.
-
إرسال s إلى العاملين لحسابهم الخاص. يعد البريد الإلكتروني خيارًا جيدًا إذا لم يكن لدى الموظف نفس ساعات العمل ، أو لديه منطقة زمنية مختلفة ، أو يحدد ساعاته الخاصة. أرسل ملاحظاتك ومواد التدريب والروابط والمرفقات بسهولة عبر البريد الإلكتروني.- تأكد من أنه يعرف المدة التي سيستغرقها الرد على البريد.
الجزء 2: إنشاء مواد تدريبية فعالة
-
تصميم دليل أو دليل تدريب للموظف. يتيح توافر دليل التدريب للموظفين معرفة ما يجب عليهم فعله عندما يكون لديهم سؤال أو سوء فهم. أرسل الدليل إلى موظفيك أو قم بمشاركته في نظام التخزين السحابي. يجب عليك تضمين:- المسؤوليات الوظيفية الأولى ،
- سياسة الشركة ،
- كيفية تشغيل المهام باستخدام البرامج أو واجهات الاتصال عبر الإنترنت أو أدوات أخرى ،
- طريقة التواصل مع الإدارة.
-
إعطاء تفاصيل محددة حول كيفية أداء المهام. بذل جهد لتوقع المشكلات أو الأسئلة التي قد يواجهها الموظف وإدراجها في دليلك. تفاصيل محددة تسمح للموظفين لفهم المهام التي يتعين القيام بها أولا.- على سبيل المثال ، بدلاً من مجرد قول "يرجى إعادة عملك بعد انتهائك" ، قل هذا بدلاً من ذلك: "الرجاء النقر فوق الزر إرسال لترسل لنا عملك بعد الانتهاء. سيؤدي ذلك إلى تحديث الصفحة وإعادتك إلى الواجهة الرئيسية. "
- تأكد من تضمين التفاصيل ، مثل ساعات إعداد التقارير أو تقديم العمل أو الاتصال إذا كانت هناك مشكلة.
-
تحديد الحصص والأهداف لكل مهمة. بعد إخبار العامل بكيفية أداء المهمة ، تأكد من فهمه للقواعد أو الحصص أو التوجيهات التي سيتعين عليهم اتباعها. ما مقدار العمل الذي يتعين عليه القيام به في الأسبوع؟ كيف يجب عليك التواصل معك؟ كم من الوقت يستغرق تقديم العمل؟- على سبيل المثال ، يمكنك القول ، "نتوقع منك أن تأخذ خمسة (5) مكالمات كل ساعة" أو "يجب عليك التحقق من بريدك الإلكتروني مرة واحدة على الأقل كل ساعة بين الساعة 9 صباحًا و 5 مساءً. "
-
توفير المحتوى التعليمي للبرامج والأجهزة. إذا كانت هناك برامج أو مواد محددة يجب على الموظف استخدامها ، بالإضافة إلى التعليمات المكتوبة ، فقدم صورًا واضحة لكيفية المتابعة.- إذا كنت تعمل على منصة كمبيوتر ، فاستخدم برنامج التقاط الشاشة لالتقاط صور أو مقاطع فيديو من الشاشة ، مع تفصيل كل خطوة من العملية.
- يمكن أن تكون المخططات والرسوم البيانية مفيدة للغاية للموظفين الذين يحتاجون إلى تثبيت قطعة معينة من المعدات أو البرامج.
-
استثمر في برنامج تدريبي عبر الإنترنت. إذا كنت تعمل مع عدد كبير من الأشخاص عن بعد ، يمكنك استئجار وكالة لتطوير وحدة تدريبية عبر الإنترنت لأتمتة جزء من عملية التدريب. ستعمل بالتعاون مع الوكالة لإنشاء نظام أساسي مخصص يحتوي على مقاطع فيديو وأدوات تفاعلية.- قد تقدم هذه الوكالات نفسها للجمهور كشركات تدريب أو توظيف.
- على الرغم من التكلفة العالية لهذا الخيار ، فإنه سيوفر لك وقتًا ثمينًا إذا قمت بتدريب موظفيك بانتظام.
جزء 3 الإشراف على الموظفين
-
حدد الأهداف لموظفك. قم بإنشاء جدول زمني في المهام التي يجب أن ينجزها أو يحددها ويحدد الأهداف المحددة التي يجب تحقيقها والإطار الزمني للوصول إليها. يساعد هذا في إعطاء العاملين عن بعد الخاص بك توجيهًا ويشجعهم على أن يصبحوا منتجين بشكل أسرع.- على سبيل المثال ، قل ، "نريد منك أن تكون قادرًا على استخدام برنامج الاتصال الخاص بنا قبل نهاية الأسبوع الأول. بحلول نهاية الشهر الأول ، يجب أن تحقق مبيعات لا تقل عن 10000 يورو. "
-
تقديم تعليقات محددة حول المهام الأولى. قم بتقديم تعليقات بناءة على كل مهمة للأسبوعين أو الثلاثة الأولى أو حتى يكون الموظف على دراية بالمراحل المختلفة من عملهم. قد يساعد هذا النوع من التعليقات في قياس اتجاه وتوقعات العمل الذي يقوم به.- على سبيل المثال ، قل شيئًا مثل ، "هذه الصور التي صممتها جيدة حقًا. ومع ذلك ، نعتقد أنه سيكون أكثر ملاءمة لعلامة شركتنا إذا التزمت بنظام ألوان واحد. وبالمثل ، نحن نفضل خط أصغر. "
- يجب أن تكون مهمته الأولى بسيطة بما فيه الكفاية مع تأخير قصير. على سبيل المثال ، اطلب كتابة مقالة صغيرة أو إنشاء جدول بيانات في نهاية اليوم. هذا سوف يساعدك على إعطائه ردود فعل سريعة.
-
اطلب التعليقات والأسئلة. شجع الموظف على التواصل معك مع أي أسئلة قد تكون لديه. بمجرد اكتمال التدريب ، اسأله عما إذا كان لديه رأي صادق في العملية. هذا سيساعدك على جعل العملية أكثر وضوحًا للموظفين المحتملين الذين يعملون عن بُعد.- إذا كان العامل يتعامل معك بسؤال ، فقم بالإجابة عليه بأفضل طريقة ممكنة. إذا كان لديك انطباع بأن الإجابة موجودة في وسيط التدريب ، فحاول الرجوع إليها بتحديد القسم.
- إذا لم يرسل إليك الموظف الجديد أي أسئلة ، فيمكنك إرساله بالبساطة مع محتوى مشابه: "فقط للحصول على الأخبار. كيف يتم التدريب؟ هل لديك اسئلة؟ "
- إذا كنت ترغب في ذلك ، فاترك التعليقات مجهولة المصدر بحيث لا تتردد في التعبير عن نفسك. استخدم موقع استطلاع عبر الإنترنت لإنشاء نموذج استجابة.
-
التواصل بانتظام مع جميع العاملين لديك. أثناء التدريب وبعده ، ابقَ على اتصال دائمًا به واطّلعه على آخر أخبار الشركة. النشرات الإخبارية والندوات عبر الإنترنت أو حتى المكالمات الجماعية الأسبوعية يمكن أن تبقيهم على اطلاع.- يميل الموظفون العاملون عن بعد إلى الشعور بالعزلة أو عدم الاتصال بالقرارات والأخبار والأحداث الجارية داخل الشركة. لهذا السبب من المهم دعمهم وتشجيعهم على التواصل والتعاون مع الأعضاء الآخرين في الفريق والشركة من خلال الشبكات الاجتماعية أو الرسائل الفورية أو التداول عبر الفيديو.