المحتوى
- مراحل
- جزء 1 تنظيم جائزة الخدمة
- جزء 2 إدارة الفترة الانتقالية
- جزء 3 التفكير من حيث التنمية طويلة الأجل
عندما تترك منصباً ، فمن المحتمل أن يطلب مشرفك أو مديرك مساعدتك لتسهيل التعاقد مع خلفك. إذا كنت مغامرًا ومنظمًا ، فستكون قادرًا على ضمان انتقال سلس لعملك ومغادرتك مع ترك سمعة مهنية ممتازة.
مراحل
جزء 1 تنظيم جائزة الخدمة
-
ناقش سير عملية التسليم مع المشرف الخاص بك. للبدء ، يجب أن تجري مناقشة شاملة مع مشرفك لتحديد كيفية تنفيذ الخدمة بالضبط. بناءً على العمل الذي تقوم به والطريقة التي يحبها مدير عملك ، قد تضطر إلى المساهمة كثيرًا في عملية النقل. قد يشمل ذلك حقيقة أن الشخص الذي يحل محلك يلاحظك يعمل لبضعة أيام أو حتى لفترة أطول.- في معظم الحالات ، ستحتاج على الأقل إلى إعداد مستند نقل رسمي.
- ناقش هذا الأمر مع مديرك وحدد المبلغ الذي يُتوقع منك المساهمة فيه وما ستحتاج إلى التركيز عليه عند تسليم الخدمة.
-
تقديم عرض أولي لوثيقة النقل الخاصة بك. بمجرد أن تكون لديك فكرة واضحة عن توقعات المشرف الخاص بك ، يمكنك البدء في كتابة مستند النقل. سيساعدك ذلك على تنظيم نفسك ، مع تصنيف جميع المهام والمعلومات المختلفة التي ستحتاج إلى نقلها خلال هذه الفترة الانتقالية. يجب أن تتضمن الوثيقة العناصر التالية:- معلومات مفصلة عن الأنشطة اليومية والأولويات والمهام ،
- لمحة عامة عن النقاط الأساسية المتعلقة بهذه الوظيفة ،
- بيان واضح لما هو متوقع من خلفك ،
- قائمة بجميع الوثائق المهمة التي يجب إرسالها. هذا يمكن أن يكون خطة عمل أو عقد معين.
-
اضبط كل التفاصيل الاخيرة إذا كنت تعلم أنك ستترك منصبك قريبًا ، فيمكنك مساعدتك في بذل جهد إضافي لضمان عدم ترك أي شيء غير مكتمل. ستشعر بالرضا الحقيقي إذا تمكنت من تحقيق ذلك وستتمكن أيضًا من مساعدة الشخص الذي يحل محلك على أساس جيد. سيؤدي ذلك أيضًا إلى جعلك تمر بعلاقة جيدة مع رؤسائك والحفاظ على سمعة طيبة.- قد لا يكون هذا ممكنًا دائمًا ، ولكن إذا كان لديك مجلد على وشك الانتهاء منه ، فبذل الجهد الإضافي اللازم لإنهائه.
- بالإضافة إلى ذلك ، فإن الشخص الجديد الذي يتعامل مع اتفاق عندما يكون على وشك الانتهاء قد يجد صعوبة في وضع اللمسات الأخيرة عليه ، لأنه غير مدرك لكل تعقيدات الملف.
-
تحدث مع زملائك قبل أن يتولى خلفك منصبك ، ابحث عن وقت للمناقشة مع زملائك حول عملية التسليم واسألهم عما إذا كانوا يعتقدون أن هناك شيئًا يجب التركيز عليه. إذا كانت هناك مشكلة معلقة ولم تكن على دراية بها ، فهي فرصة الحلم لتدوين الملاحظات.- من غير المرجح أن يكون للمشاكل الجديدة تأثير على أيامك الأخيرة ، ولكن إذا كنت على دراية بها على الأقل ، فستكون قادرًا على الإبلاغ عنها لكل من يحل محلك.
- كما يوفر لك الفرصة للتأكد من أن جميع موظفيك يعرفون أنك تغادر وعندما تغادر. أبلغهم بالفترة الانتقالية حتى يأخذوها في الاعتبار.
- هناك فرصة جيدة لأن تنخفض إنتاجيتك خلال فترة انتقالية ، ولهذا من الجيد إبلاغ موظفيك مسبقًا.
-
اكتب وثيقة نقل رسمية. الخطوة الأخيرة في التحضير لعملية الانتقال هي إكمال كتابة مستند النقل الرسمي. يمكنك استخدام المسودة التي قمت بها ، ولكن تأكد من توسيعها وتضمين جميع المعلومات الأساسية. ستحتاج إلى مراجعة المستند مع المشرف الخاص بك وجميع أعضاء الفريق الآخرين. حاول القيام بذلك وإرسال المستند إلى خلفك قبل أيام قليلة من التاريخ الذي من المفترض أن يتولى فيه المنصب. سيختلف محتوى هذا النوع من المستندات وفقًا لنوع العمل المنجز ، لكن يمكن أن يشمل ما يلي:- قائمة وجدول زمني للإجراءات التي يتعين تنفيذها ،
- إحاطة حول القضايا الحالية ،
- تقويم المواعيد النهائية والأحداث القادمة ،
- معلومات تسجيل الدخول وكلمات المرور ،
- قائمة جهات الاتصال المفيدة ،
- دليل حول كيفية إدارة المجلدات والملفات على الكمبيوتر.
جزء 2 إدارة الفترة الانتقالية
-
تخصيص أكبر وقت ممكن للانتقال. قد تظل موجودًا عندما يتولى خلفك منصبك وقد يُطلب منك إكمال خدمة أكثر اكتمالا. تختلف مدة هذا الانتقال ، ولكن في بعض الحالات ، سيكون أمامك بضعة أيام أو أكثر لمساعدة الجديد في صنع بصمته. بشكل عام ، كلما قضيت وقتًا أطول في الفترة الانتقالية ، زادت المعلومات التي يمكنك نقلها.- سيكون هناك حتما التفاصيل التي سوف تنسى وأن يتابعك أحدهم طريقة جيدة لمواجهة المهام اليومية المختلفة التي تؤديها.
-
تمرير الوثائق الهامة شخصيا. خلال الفترة الانتقالية ، من الممارسات الجيدة التأكد من أن جميع البيانات الهامة والوثائق الهامة يتم تمريرها شخصيًا. سيساعد ذلك على ضمان إنجاز أهم المهام في المعايير وتحديد الأولويات بوضوح. سيسمح لك تمرير المستندات شخصيًا بمناقشة أكثر المسائل تعقيدًا قبل المغادرة.- هذه الفرصة التي ستضطر إلى تمرير المعلومات الأساسية مع السماح لخليفتك بطرح الأسئلة مباشرة تعتبر ضرورية للانتقال السلس.
- سوف يمنحك هذا أيضًا فرصة لتوفير مخروط وجلب العديد من الفروق الدقيقة في مناقشة ربما تم تجاهلها.
-
بذل الجهد لتقديم المساعدة لك. إذا وجدت نفسك على اتصال بخلفك في العمل ، فيجب أن تكون دائمًا مغامرًا وممتعًا. بذل جهد لتحديد المشكلات التي قد تطرأ والمساعدة في حلها. قد يخيف الشخص الذي يحل محلك ويخجل قليلاً في الأيام القليلة الأولى وقد يخشى أن يزعجك بأسئلته.- تأكد من توضيح أنك موجود للمساعدة وأن الأسئلة موضع ترحيب.
- عند القيام بذلك ، سوف تساعدك على وضع موقف يتم فيه تقاسم مسؤولية نقل الخدمة بين خلفك وبينك.
-
تنظيم اجتماع لإغلاق التسليم. آخر شيء يجب القيام به قبل أن تذهب وتنتهي من الخدمة هو تنظيم اجتماع نهائي مع من يحل محلك. اطلب منه تقديم أي أسئلة معلقة قد تكون لديه والملاحظات التي أخذها. هذا الاجتماع هو فرصة ممتازة للجديد للتأكد من أنه يفهم مسؤولياته ودوره.- يمكن توضيح جميع أوجه عدم اليقين في هذا الاجتماع.
- بناءً على نوع المكان الذي تعمل فيه ، قد يكون من الحكمة تجنب حضور المشرف أو المدير لحضور الاجتماع.
- على الأقل ، يجب عليك إبلاغ مديرك بمكان وزمان انعقاد الاجتماع ، واسأل عما إذا كان هناك شيء آخر تود إضافته.
جزء 3 التفكير من حيث التنمية طويلة الأجل
-
تسليط الضوء على أي وثيقة داعمة أو التدريب. حاول أن ترى نقل الخدمة كفرصة تم منحها لك للمساعدة في منح خلفك كل فرصة للنجاح. أنت لا تنقل العمل والمهام فحسب ، بل تحاول أيضًا مساعدة الشخص الذي يحل محلك على التطور بشكل احترافي ، بالإضافة إلى المساهمة في صلابة عملك القديم على المدى الطويل.- يمكنك القيام بذلك عن طريق تقديم أي فرص تدريب تعرفها.
- ربما تكون قد تابعت ، عندما بدأت في القيام بهذا العمل ، دورات تدريبية ساعدت في جعل علامتك والتكيف معها.
- لا تنس أن تقدم هذا لخلفك وشجعه على استكشاف العديد من الاحتمالات.
-
لا تهمل ثقافة العمل. إذا كانت لديك الفرصة لقضاء بعض الوقت مع الشخص الذي سيأخذ الشعلة ، فمن المهم ألا تركز فقط على الجوانب الفنية لعملك. كل شركة فريدة من نوعها ولها بيئة وثقافة عمل فريدة من نوعها يمكن أن تخيف أو تربك قادم جديد. تأكد من أنك تأخذ الوقت الكافي لشرح كيفية عمل الأشياء في شركتك.- بذل جهدًا لإظهاره حول المكتب وعرضه على جميع الموظفين.
- تأكد من تحديد دور الوافد الجديد بوضوح وتوضيح واجبات الموظفين السابقين.
- إذا كان العمل الذي يقوم به الشخص الجديد مختلفًا قليلاً عن عملك أو كانت أولوياته ومسؤولياته مختلفة ، فتأكد من معرفة الموظفين الآخرين.
-
تقديم التفاصيل الخاصة بك. إذا كنت تريد فعل المزيد ، فعليك تقديم بيانات الاتصال الخاصة بك إلى الموظف الجديد. يمكنك إخباره بأنه لديه إمكانية الاتصال بك في حالة وجود مشكلة كبيرة أو إذا كان يحتاج إلى الإرشاد. لن يكون الجميع سعداء للقيام بذلك ، وهذا سيعتمد بالتأكيد على علاقتك مع رئيسك السابق.- غالبًا ما يمكن حل المشكلة عن طريق بريد إلكتروني بسيط.
- حقيقة أنك تقترح المساعدة جيدًا بعد مغادرتك ستترك انطباعًا جيدًا وتساعد على تحسين سمعتك.