كيفية إجراء اجتماعات فعالة

المحتوى

• مراحل

هي الويكي ، مما يعني أن العديد من المقالات كتبها العديد من المؤلفين. لإنشاء هذه المقالة ، شارك 11 شخصًا ، بعضهم مجهول الهوية ، في عددها وتحسينه بمرور الوقت.

إن عقد اجتماع عمل فعال يمكن أن يساعد عملك على تحقيق نتائج وتحقيق أهداف مهمة. للتأكد من أن لديك اجتماعًا فعالًا ، إليك بعض النصائح حول كيفية إجراء اجتماعات فعالة.

مراحل

1. 
   

   
   حدد النقاط الرئيسية في اجتماعك بجدول أعمال.
   • جزء مهم من إدارة اجتماع العمل هو تخطيط الاجتماعات. تأكد من أن النقاط الرئيسية في الكتابة ، باليد أو على الكمبيوتر. يمكنك أيضًا إعطاء نسخة من جدول أعمالك للمشاركين حتى يتسنى لهم معرفة ما يمكن توقعه والاستعداد للاجتماع.

     
     

     
     
   • في جدول أعمالك ، يجب أن تشير إلى هدفك للاجتماع. يجب أن تكون هذه هي النتيجة الرئيسية التي تهدف إليها ، مثل امتلاك فكرة جديدة أو مناقشة مشكلة كبيرة. محاولة للحد من كمية العناصر في جدول أعمالك. يجب أن تتناول أهم النقاط خلال اجتماعك.

2. 
   

   
   اتبع جدول الأعمال عند إجراء اجتماع.
   • تأكد من اتباع الجدول الزمني لاجتماعك. إذا بدأ الاجتماع بالابتعاد عن الموضوع ، فأعد توجيه الاجتماع إلى الموضوع قيد المناقشة.

3. 
   

   
   
   
   ابدأ اجتماعك على الفور.
   • بمجرد وصول وقت الاجتماع ، ابدأ الاجتماع. سيساعدك هذا في تحديد دورك كطاهي واستخدام الوقت المتاح لديك.

4. 
   

   
   حدد الحد الزمني لاجتماعك.
   • لا ينبغي أن تستمر الاجتماعات لفترة طويلة: الحد الأقصى لمدة 30 دقيقة هو متوسط ​​جيد. سيؤدي الاحتفاظ باختصار الاجتماع إلى ضمان أنك أكثر كفاءة واستخدام الوقت بحكمة ، وسيكون المشاركون لديك أكثر تركيزًا إذا علموا أن الاجتماع قصير. عندما ينتهي وقتك ، استكمل اجتماعك. ستظل قادرًا على مناقشة نقاط أخرى في الاجتماع التالي.

5. 
   

   
   شجع المشاركين على تقديم تعليقات واقتراحات.
   • اطرح أسئلة ودع المشاركين في الاجتماع يجيبون طواعية. لا تفرض المشاركة ، ولكن يرجى تشجيعهم على المساهمة. إذا أدلى شخص ما بتعليق ، فقم بتوجيه الآخرين بقول شيء مثل "جيد. هل لدى أي شخص آخر أي شيء تضيفه؟ أو "لنسمع اقتراحًا آخر".
   • لا تتصل بمن نادرا ما يتكلم ، لأن هذا قد يجعلهم غير مرتاحين. شجعهم بشكل غير مباشر بالقول ، "أنا أقدر رأي الجميع هنا. هل لديها أي شيء لإضافته؟ وإلقاء نظرة على الشخص الذي تريد التحدث إليه. قد يشعر بالتشجيع لمشاركة أفكاره ، وإذا لم يكن كذلك ، فعندئذٍ لم يزعج نفسه من الاتصال به.

6. 
   

   
   
   
   لخص النقاط الأساسية في ختام الاجتماع.
   • راجع بسرعة ما تمت مناقشته حتى يختفي المشاركون مع مراعاة ذلك. وزع الواجبات أو أعط التعليمات قبل الانتهاء ، وانتهي في الوقت المحدد. لا تنس أن تشكر الجميع على وجودهم ومشاركتهم.