المحتوى
هي الويكي ، مما يعني أن العديد من المقالات كتبها العديد من المؤلفين. لإنشاء هذه المقالة ، شارك 20 شخصًا ، بعضهم مجهول الهوية ، في نشرته وتحسينه بمرور الوقت.من الممكن بالطبع تسجيل مهامك التي يجب القيام بها على سبيل الأولوية في ورقة إذا كنت تشعر بالقدرة على القيام بكل ذلك في فترة بعد الظهر.
ومع ذلك ، عندما يقع عليك الكثير من الأشياء في نفس الوقت ، غالبًا ما يتم تأجيل الكثير منها إلى اليوم التالي ، إذا لم يكن ذلك بعد شهر. بفضل جدول بيانات Excel الذي نقترح إنشاؤه في هذه المقالة ، ستتم إدارة أولوياتك تلقائيًا بواسطة Excel وفقًا للمواعيد النهائية في المستقبل وسيتم إعادة تنظيم ترتيب المهام المراد إنجازها حتى تتمكن من تأجيل هذه المهام بأقل قدر ممكن. .
اتبع هذا الدليل وفي 20 دقيقة سيكون لديك وسيلة فعالة للغاية لإدارة أولوياتك على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
ملاحظة: وفقا للإصدارات الدولية من Excel ، فإن نقطة يمكن استبدال الفصل في الصيغ بـ منقوطة.
مراحل
-
أنشئ علامة تبويب "سطح المكتب" أو "الصفحة الرئيسية". افتح ورقة عمل Excel جديدة. انقر بزر الماوس الأيمن فوق علامة التبويب "الورقة 1" في الجزء السفلي من الشاشة وانقر على "إعادة تسمية". سجل بدلاً من ذلك "House" أو "Office". -
يمكنك أيضًا إعادة تسمية "Sheet2" إلى "Pattern" و "Sheet3" إلى "Points" باتباع نفس الإجراء كما في الخطوة الأولى. -
إنشاء جدول الأهمية. في علامة التبويب "النقاط" ، قم بملء الأعمدة A و B و C كما يلي: -
حدد اسم "الأهمية". حدد الخلايا من A2 إلى C7. باستخدام Excel 2007 أو إصدار أحدث ، انقر فوق "الصيغ" ثم "تحديد اسم". باستخدام Excel 2004 أو إصدار أحدث ، انقر فوق "إدراج"> "تعريف"> "الاسم".- عندما يطلب منك Excel تعيين الاسم ، أدخل "الأهمية" وانقر فوق "موافق".
-
إنشاء جدول الجهود. كرر الخطوات 3 و 4 و 5 لإنشاء جدول الجهد في الأعمدة E و F و G. حدد الخلايا من E2 إلى G6 وتعريفها بالاسم "Effort". -
إنشاء جدول للطوارئ. كرر الخطوات 3 و 4 و 5 لإنشاء جدول الطوارئ في الأعمدة I و J و K. حدد هذه الخلايا باسم "الطوارئ". -
أدخل الرؤوس في علامة التبويب "الصفحة الرئيسية" أو "المكتب" ، حسب اختيارك. سنفترض هنا أنك اخترت تسمية علامة التبويب هذه "House". انقر فوقه وأدخل الرؤوس التالية في السطر 1:- أ - الأولوية ؛ سوف ندخل هنا صيغة الأولويات ، 1 لأهم المهام. لكن هذا العدد يمكن أن يرتفع إلى أكثر من 100.
- ب - المهمة ؛ اسم المهمة المراد تنفيذها
- ج - الأهمية ؛ سيتم الإشارة إليه باستخدام الحروف A أو B أو C أو D أو E أو F من الجدول.
- D - الجهد ، ملاحظة بين 1 و 5 ، ارسم من جدول "الجهد".
- ه - الطوارئ ؛ صيغة تعتمد على الموعد النهائي لاستكمال المهمة
- F - الموعد النهائي ؛ التاريخ الذي يجب أن تكتمل المهمة فيه على أبعد تقدير. المواعيد النهائية ليست دائما أن تحترم هذه الرسالة. وهكذا ، فإن "Acceleration" يخبرك بتاريخ البدء في تنفيذ هذه المهمة ويعطيك "Extension" التاريخ حتى يمكن تأجيل المهمة. على سبيل المثال ، يمكننا إعطاء تسريع لمدة 5 أيام وتمديدًا لمدة 4 أيام لمهمة "اذهب إلى مصفف الشعر" - في الواقع ، لن يكون من المنطقي الذهاب إلى مصفف الشعر قبل أسبوعين وسيبدأ الناس في ملاحظة أن يجب عليك الذهاب إلى مصفف الشعر إذا تأخرت أكثر من 4 أيام.
- G - التسريع - عدد الأيام التي سبقت تاريخ التوقف والتي يمكنك من خلالها (إكمال) إكمال المهمة المعنية.
- ح - تمديد ؛ تمديد تلقائي للموعد النهائي
- أنا - الأيام المتبقية ؛ هذه صيغة تحسب عدد الأيام قبل تاريخ القطع. ستُرجع الصيغة عددًا سالبًا من الأيام إذا تم تجاوز الموعد النهائي.
- ي - تاريخ الانتهاء ؛ تاريخ الانتهاء من المهمة.
- ك - تعليقات ؛ جميع التفاصيل المتعلقة بالمهمة التي يتعين القيام بها
-
أدخل قائمة المهام الخاصة بك. لاحظ أنه تم ترك أعمدة "الأولوية" و "الطوارئ" و "الأيام المتبقية" فارغة. سنكملها لاحقًا باستخدام الصيغ. فيما يلي أمثلة على الأعمال المنزلية التي قد تضطر إلى القيام بها. -
بين الصيغ "الأيام المتبقية" ، "الطوارئ" و "الأولوية". يجب إدخال هذه الصيغ في السطر الثاني من كل عمود من الأعمدة المذكورة في الجملة السابقة.- في العمود I (الأيام المتبقية) = F2-SI (ESTVIDE (J2) و TODAY () و J2)
- في العمود E (الطوارئ) = SI (I2> G2.5 ، SI (I2> 0.4 ، SI (I2 = 0.3 ، SI (I2 + H2> 0.2.1))))
- في العمود A (الأولوية) = VLOOKUP (C2 ، الأهمية ، 2 ، FALSE) + VLOOKUP (D2 ، Effort ، 2 ، FALSE) + VLOOKUP (E2 ، الطوارئ ، 2 ، FALSE)
-
بدّل تنسيق الخلية I2 إلى "الرقم". انقر بزر الماوس الأيمن فوق الخلية ، واختر "تنسيق الخلية" وانقر على "الرقم". أيضًا ، ضع "0" في مربع "عدد الكسور العشرية". انقر فوق "موافق". -
انسخ الصيغ في أعمدة "الأولوية" و "الطوارئ" و "الأيام المتبقية" وقم بتوسيعها لتشمل المربعات الفارغة المتبقية في كل من هذه الأعمدة. انقر أولاً على "E2" ثم اضغط على مفتاحي "CTRL" و "C" في نفس الوقت ثم حدد الخلايا من E3 إلى E10 ثم اضغط على مفتاحي "CTRL" و "V" بشكل متزامن. افعل الشيء نفسه لتوسيع صيغة I2 في المربعات I3 إلى I10. أخيرًا ، كرر هذا الإجراء مرة أخرى لتوسيع صيغة A2 في الخلايا من A3 إلى A10. لا تولي اهتماما للقيم الغريبة التي تعيدها الخلايا على الخطوط التي لا توجد فيها مهمة مكتوبة. -
فرز الخطوط حسب الأولوية. حدد الخلايا من A1 إلى K1 وقم بتكبير هذا التحديد ليشمل جميع الأسطر التي تحتوي على مهمة. ثم انقر فوق "البيانات"> "تصفية". -
احفظ جدول البيانات الخاص بك ، بما في ذلك التاريخ ، لمعرفة آخر تاريخ تم فيه فتح الملف. -
أكمل المهام المنجزة. عند الانتهاء من المهمة ، أدخلها في عمود "تاريخ الانتهاء". تذكر هذه الخدعة: عندما تضغط على "CTRL" + "؛" (مفتاح التحكم ومفتاح؛) في وقت واحد ، يظهر التاريخ الحالي تلقائيًا في الخلية المحددة. -
مشاهدة ترتيب أولوياتك تتغير كل يوم. فيما يلي أولويات الأيام المقبلة. في 13 يوليو ، كانت جميع المهام التي يتعين القيام بها قبل فترة "التسارع" المزعومة. في 20 تموز (يوليو) ، تتمثل الأولويات القصوى (تلك ذات العدد الأقل) في أربع مهام ، منها قص العشب (الذي وصل إلى الموعد النهائي). في 21 تموز (يوليو) ، تكون أولوية قص الحشائش أكبر (لقد دخلنا فترة "dextension") وفي 23 يوليو زادت هذه الأولوية أكثر ، لأننا تجاوزنا فترة "dextension". نرى أيضًا أن مهمة "دفع الرسوم" قد زادت في يومي 23 و 25 يوليو.
- اقرأ المقالات الواردة أدناه لمعرفة المزيد حول كيفية إدارة وقتك وأولوياتك.
- من الممكن تنزيل نسخة من جدول البيانات هذا على العنوان التالي:
- = IF (WEEKDAY (TODAY ()، 2)> 5، TODAY () - (WEEKDAY (TODAY ()، 2) -5) 7 +، TODAY () - (WEEKDAY (TODAY ()، 2) -5))
- لا تتردد في فرز قائمة مهامك يوميًا إذا لزم الأمر.
- قسّم مهامك الكبيرة إلى عدة مهام أصغر.
- انسخ المهام المتكررة في علامة التبويب "القالب" حتى يمكنك العثور عليها ونسخها بسهولة.
- أنت حر في تغيير النقاط المخصصة لكل مستوى من مستويات الأولوية.
- لا تخلط بين المهام المتعلقة بعائلتك ومنزلك مع المهام المتعلقة بعملك في نفس مصنف Excel.
- أنت حر في إضافة أعمدة جديدة إلى هذا الجدول - من قام بتعيين المهمة لك ، وفي أي فئة تم إدراج المهمة وما إلى ذلك.
- استخدم أداة التصفية التلقائية لتحديد المهام التي تجاوزت الموعد النهائي (الإلحاح = 1) أو المهام المهمة جدًا (الأهمية = "أ").
- إحدى الطرق دائمًا لتحديث المهمة المتكررة هي إدخال هذا الأمر ضمن عمود "الموعد النهائي" (هذا المثال يستند إلى يوم الجمعة ، والذي يشار إليه في "5" هنا)
- أضف نموذجًا شرطيًا (باستخدام وظيفة "SI") في عمود "الموعد النهائي" للإشارة تلقائيًا إلى تاريخ انتهاء الموعد النهائي.
- كل أسبوع أو شهر ، احسب عدد المهام المنفذة خلال الفترة المختارة. قد يكون هذا هو التقييم الإيجابي الوحيد الذي تتلقاه بشأن عملك.
- تأخذ هذه الصيغة التاريخ الحالي (الاثنين = 1 ، الثلاثاء = 2 وما إلى ذلك) وتتحقق مما إذا كنا قد تجاوزنا بالفعل يوم الجمعة من الأسبوع الحالي أم لا. إذا كانت هذه هي الحالة ، فإن الصيغة تضيف 7 إلى الجمعة الحالية ، من أجل إرجاع نتيجة الجمعة التالية كنتيجة. إذا لم يتم تجاوز الجمعة حتى الآن ، فتُرجع الصيغة ببساطة تاريخ يوم الجمعة من هذا الأسبوع.
- في هذا المثال ، الاثنين = 1 ، الثلاثاء = 2 ، الأربعاء = 3 ، الخميس = 4 ، الجمعة = 5 ، السبت = 6 ، الأحد = 7.
- يمكننا أيضًا تغيير هذه الصيغة بحيث تعمل على سبيل المثال في أيام الثلاثاء. نرى في القائمة أعلاه أن الثلاثاء = 2 ، لذلك من الضروري تغيير الصيغة الواردة أعلاه 5 في 2.
- احفظ هذه الورقة بانتظام.
- لا يتم دومًا ترتيب الأرقام المخصصة لهذه الأولويات المختلفة. وبالتالي ، لن يؤدي ملء أولوية برقم معين من "1" إلى زيادة الأرقام المرتبطة بالأولويات الأخرى. من المحتمل أن يكون لبعض الأولويات رقم مرتبط يتجاوز 100 ولا يتم تخصيص جميع الأرقام الممكنة للأولويات. أنصحك بالتركيز على الأولويات التي يتراوح عددها بين 1 و 12.
- لا تقلق إذا كتبت الكثير من المهام في جدول البيانات هذا. ليس من المحرج إطلاقًا أن تظل المهام في أسفل القائمة لعدة أشهر. سيبدأون الصعود في القائمة عندما يقترب الموعد النهائي.
- تعد الطريقة التي تدير بها وقتك فريدة لك وقد لا تكون جدول البيانات هذا مناسبًا لك على الإطلاق. قد تعتقد أيضًا أن الحاجة إلى فتح هذا الملف كل يوم تتطلب الكثير من العمل أو تدخليًا للغاية. هذا هو السبب في أن جدول البيانات هذا قد يكون مفيدًا لك ، على سبيل المثال ، والذي سيبدو عديم الفائدة تمامًا لجارك أو العكس.
- يمكنك استخدام جدول بيانات لبرنامج جداول البيانات عبر الإنترنت من Google بدلاً من استخدام Excel. وبالتالي ، سيكون ملفك متاحًا في أي مكان يمكنك من الوصول إلى الإنترنت.