كيفية إرسال الفاكس

المحتوى

• مراحل
• جزء 1 قبل إرسال الفاكس
• الجزء 2 إرسال الفاكس

في هذه المقالة: قبل إرسال FaxSending FaxReferences

قد تحتاج إلى معرفة كيفية إرسال فاكس ، إما لأنك أصغر من أن تسمع بهذه الطريقة ، أو لأنك ببساطة نسيت ما يجب القيام به. انتبه إلى وجود عدد من المتغيرات وفقًا لجهاز الفاكس ، لذا يجب عليك الرجوع إلى دليل المستخدم الخاص بك إذا قمت بغسله باليد. بالنسبة لمعظم أجهزة الفاكس ، ستحتاج إلى إدخال خطاب غلاف ، والاتصال برقم الفاكس ، ثم إرسال الفاكس.

مراحل

جزء 1 قبل إرسال الفاكس

1. 
   
   

   
   إنشاء خطاب المرافقة. غالبًا ما تتم مشاركة أجهزة الفاكس بين عدة مكاتب أو عدة أشخاص في المكتب. نظرًا لأنه يمكن لأي شخص الوصول إلى رسالة فاكس مرسلة إلى جهاز فاكس ، فمن الأفضل تضمين خطاب تغطية. وبالتالي ، سوف تكون متأكدًا من أن الفاكس سيصل إلى المستلم المناسب.
   • يحتوي خطاب الغلاف على اسم المستلم ومحتويات الفاكس وعدد الصفحات الموجودة فيه. يجب أن تتضمن أيضًا معلومات الاتصال الخاصة بالمرسل ، مثل اسمه ورقم الفاكس. سيعرف المستلم من هو من الفاكس ويمكنه الرد إذا لزم الأمر.

2. 
   
   

   
   اطلب رقم الفاكس. ستحتاج بعد ذلك إلى طلب رقم الفاكس ، تمامًا كما تفعل على الهاتف. في معظم أجهزة الفاكس الجديدة ، لا يلزم رمز البلد لطلب رقم محلي ، ولكن لا تزال هناك حاجة للمكالمات بعيدة المدى. تتطلب بعض أجهزة الفاكس هذا الرمز ، بغض النظر عن منطقة الإرسال. تعرف على ميزات جهازك.
   • قد يكون من الضروري طلب رمز البلد قبل الأرقام المحلية ، ولكن فقط عند طلب هذا الرمز. لأرقام المسافات الطويلة ، من الضروري دائمًا.
   • قد تضطر إلى طلب الرقم 9 في كثير من الأحيان قبل أرقام المسافات الطويلة. تحقق من تفاصيل جهاز الفاكس الخاص بك.
   • تأكد من أنك تستخدم رقم الفاكس وليس رقم هاتف الشخص الذي تحاول الاتصال به. غالبًا ما تتم كتابة الأرقام بجانب بعضها البعض على بطاقات العمل ومن السهل أن تفشل في النظر إلى الرقم الخطأ.

3. 
   
   

   
   
   
   تحديد طريقة التحميل. عندما تضع مستندات الفاكس في الجهاز ، فإنك تحتاج إلى وضعها في الاتجاه الصحيح. سيتم فحص المستند ضوئيًا ، لذا إذا كان في مواجهة المكان الخطأ ، فسيتم فحص الجزء الخلفي وإرسال فاكس فارغ. تحقق من أن المستند موجه بشكل صحيح قبل إرساله عبر الفاكس.
   • جميع أجهزة الفاكس لا تشحن بنفس الطريقة. لحسن الحظ ، تحتوي جميع أجهزة الفاكس على علامات تشير إلى الاتجاه الذي يتم به وضع المستندات. في مكان ما بجوار المكان الذي تقوم فيه بتحميل الورق ، ابحث عن رمز ورقة مع زاوية مطوية. على هذا الرمز ، سترى أن أحد جانبي الورقة به خطوط وأن الجانب الآخر فارغ.
     • إذا كانت الخطوط على الجانب حيث تكون الزاوية مطوية ، فهذا يعني أنه يجب تغذية الأوراق في جهاز الفاكس بحيث يكون الجانب الفارغ باتجاهك.
     • إذا كانت الزاوية المطوية بيضاء ، فهذا يعني أن المستندات التي تدخلها في جهاز الفاكس يجب أن يكون عليها الجانب المطبوع باتجاهك.

4. 
   
   

   
   الفاكس النوع الصحيح من الوثائق. تعمل أجهزة الفاكس بشكل أفضل مع الورق ذي الحجم القياسي. قد لا يعمل إرسال شيء بتنسيق غير قياسي ، فقد يتناغم جهاز الفاكس أو يتلف. إذا كنت بحاجة إلى إرسال مستند غير قياسي في الحجم ، مثل إيصال ، فقم أولاً بعمل نسخة من العنصر وإرساله بالفاكس.
   • حجم الورق الذي يناسب معظم أجهزة الفاكس هو A4 أو الولايات المتحدة ، كما هو الحال مع الطابعات.

الجزء 2 إرسال الفاكس

1. 
   
   

   
   
   
   استخدم جهاز الفاكس لإرسال الفاكس. بمجرد الانتهاء من جميع الخطوات المذكورة أعلاه ، تكون على استعداد لإرسال الفاكس الخاص بك. تم إدراج المستند بشكل صحيح ، لقد قمت بطلب رقم المستلم ، أنت الآن جاهز للضغط على الزر "إرسال". هذا الزر عادة ما يكون واسع ومشار إليه جيدًا. لقد انتهى ! لقد أرسلت الفاكس الخاص بك!
   • ستلاحظ أنه بمجرد الضغط على مفتاح "إرسال" ، فإن جهاز الفاكس سوف يصدر صوتًا صوتيًا. تتوافق هذه الأصوات مع الاتصال بين العديد من أجهزة الفاكس. بعد بضع دقائق ، عندما يتم إرسال الفاكس بنجاح ، سوف تسمع صوتًا طويلًا وواضحًا. عندما تكون هناك مشكلة في إرسال فاكس ، تسمع صوتًا مدويًا فظيعًا. إذا سمعت هذا الأخير ، يجب عليك التحقق من جهاز الفاكس لتقييم المشكلة.

2. 
   
   

   
   استخدم الإنترنت لإرسال الفاكس الخاص بك. من الممكن أيضًا استخدام الإنترنت لإرسال المستندات إلى جهاز الفاكس. هناك عدد من الخدمات لهذا الغرض ، يتم دفع معظمها. ومع ذلك ، فقد تكون هذه استثمارات حكيمة إذا لم ترسل رسائل الفاكس كثيرًا ولا تريد شراء أجهزة الفاكس أو استخدام خدمات مثل FedEx.
   • PamFax هي خدمة فاكس ممتازة لـ Skype. هذا البرنامج ، ومع ذلك ، يتطلب مساهمة مالية صغيرة.
   • HelloFax هي خدمة Google Drive مدمجة جيدًا تتيح لك إرسال مستندات Google بالفاكس بسهولة. إنه يوفر عددًا من الفاكسات المجانية ثم يفرض عليك مبلغًا مقابل ما يلي.

3. 
   
   

   
   إرسال فاكس عن طريق البريد الإلكتروني. اعتمادًا على الرقم الذي ترسل إليه الفاكس ، قد يكون من الممكن إرسال المستند إلكترونيًا إلى جهاز الفاكس بدون رسوم خدمة. ومع ذلك ، يجب أن تعلم أن هذه الطريقة تقتصر على أرقام فاكس معينة وتسمح فقط بإرسال معلومات محدودة.
   • يمكنك التحقق مما إذا كان رقم الفاكس مدمجًا عبر الاستفسار على الإنترنت.
   • استخدم هذه الصيغة لإنشاء العنوان الذي سترسل إليه: "[email protected]".
   • أزل علامات الاقتباس ، وقم بتغيير الرقم إلى رقم الفاكس (بما في ذلك رمز البلد ، وكذلك الاسمين الأول والأخير للشخص الذي ترسل إليه).
   • لاحظ أن فقط e في الإطار e سيظهر على الفاكس. لا يمكنك إرفاق ملف PDF أو مستندات أخرى بهذه الطريقة.